Sobre el Departamento de Operaciones

El Albany Housing Authority ha adoptado, en totalidad, un programa del HUD llamado, El Manejo de Activo (Asset Management). Hace varios años, el Authority tomó la responsabilidad de reconfigurar los departamentos de Manejo de Propiedades y de Mantenimiento, combinando los dos bajo un director, y llamándolo El Departamento de Operaciones (El Manejo de Activo). Junto con esta nueva configuración, el personal de mantenimiento se trasladó desde una estación de trabajo provisional, a una estación permanente, dentro de una propiedad especifica. En vez de trabajar bajo un Capataz de Mantenimiento y, al mismo tiempo, el Director de Mantenimiento, los trabajadores están supervisados directamente por el Jefe de Desarrollos y por un nuevo título gerencial, el Especialista de [Contratos de] Arrendamientos. Este nuevo “equipo” encargado de las propiedades está supervisado por el asistente al Director de Operaciones. El Director de Operaciones está encargado de toda la plantilla del departamento.

La Dotación de Personal

El Departamento de Operaciones es el más grande del Albany Housing Authority; consiste de 71 empleados. La dotación de personal consiste de 54 empleados de mantenimiento, 16 empleados de mandos intermedios, y un director de departamento. En total, el departamento establece, consistentemente, metas altas a fin de cumplir el manejo eficaz de las propiedades y de conseguir la satisfacción de los arrendatarios. Los procedimientos y las políticas que forman parte de los índices de rendimiento de trabajo se monitorean y se manejan a través de un sistema comprehensiva y computadorizada del manejo laboral.

La Dedicación del Departamento con respecto a las Expectativas del Rendimiento

El HUD verifica anualmente que todos los procedimientos puestos para mantener adecuadamente la propiedad estén seguidos por la plantilla gerencial y de mantenimiento. Existe un sistema de puntaje para los varios componentes utilizados para monitorear y evaluar el nivel de trabajo en cada propiedad. Los componentes claves que se usan para estas evaluaciones incluyen lo siguiente:

• El rendimiento del trabajo de rutina; las peticiones para el trabajo de rutina se deben completar en menos de treinta (30) días.
• El rendimiento del trabajo de emergencia; todas las emergencias deben ser diminuidas en menos de veinticuatro (24) horas.
• El tiempo de preparación de las unidades vacantes; las unidades deben de estar listos para alquilar unos quince (15) a veinticuatro (24) días después del aviso de mudanza del inquilino previo.
• Las inspecciones de los edificios y de los sistemas; El Departamento de Operaciones usa un programa computarizado que abarca todo y que monitorea y verifica que los edificios, el terreno, y los otros sistemas automatizados estén mantenidos según el nivel mandado por el HUD
• La satisfacción del arrendatario

Los procedimientos y pautas usados para evaluar el rendimiento

Los procedimientos adoptados por el Albany Housing Authority ejemplifica su filosofía de repartiendo la mejor calidad de los servicios de mantenimiento y manejo de propiedad a sus arrendatarios. El trabajo se prioriza diariamente para asegurar que el trabajo de mantenimiento más importante se cumple primero y que ningún arrendatario sufre de una pérdida de servicio. Las peticiones para los trabajos de emergencia se cumplen mucho más antes de las veinticuatro (24) horas permitidas por el mandato del HUD. Las unidades vacantes se preparan con rapidez para minimizar las pérdidas de ingresos. Siempre y cuando no haya trabajos de emergencia, la preparación de las unidades vacantes y el trabajo de rutina de la vecindad se ponen primero que nada. Se encarga de las peticiones para el trabajo de rutina de la vecindad cada día, usando todo el personal disponible que no esté respondiendo a las emergencias. El Departamento de Operaciones cumple las peticiones a promedio de 3.55 días, un tiempo mucho más bajo de los 30 días permitido por el mandato del HUD. El Authority ofrece a sus empleados niveles constantes de capacitación, usando tanto su propio personal cualificado para dar clases, como tomando ventaja de las entidades exteriores que ofrecen la capacitación relacionada con el mantenimiento y las otras áreas de oficio. En el pasado, esto se hizo con la ayuda de los sindicatos.

Las Órdenes de Trabajo, el Mantenimiento Preventivo y la Supervisión de las Propiedades

El Departamento de Operaciones usa un programa totalmente automatizado para mantener y monitorear todos los sistemas del los edificios, de las propiedades y de todos los equipos individuales. Cada mes el programa genera unas órdenes de trabajo para hacer mantenimiento preventivo a la piel de los edificios, a los sistemas de calefacción, a las bombas, y a los sistemas de alarma contra incendios, para nombrar algunos. El sistema se carga con toda la información pertinente y recomendada por el fabricante del equipo particular o del sistema corriente. Una parte del trabajo está hecha por el personal basado en la misma propiedad, mientras que otras partes del trabajo están hechas por un personal de mantenimiento preventiva, dirigido directamente por y basado en la Oficina Central. El personal preventivo consiste de unos individuos sumamente cualificados, que destacan en uno o más des los oficios de construcción i.e. la electricidad, la HVAC (la calefacción, ventilación, y el aire acondicionado), la plomería.

Las Responsabilidades

Es la responsabilidad del Director de Operaciones a asegurar que haya suficientes procedimientos claros que permiten a la plantilla de operaciones implementar las políticas y los procedimientos de mantenimiento. Cada propiedad o AMP, como está ahora conocido (Propiedad de Manejo de Activo) se encarga de manejar la función de mantenimiento. Los Jefes de Desarrollos y los Especialistas de Arrendamiento son, en un sentido, “mini”-directores encargados de accesar y asignar el trabajo a sus empleados diariamente.

Los procedimientos incluyen lo siguiente:

• Una declaración de propósito.
• Los títulos de los miembros del personal responsables por llevando a cabo las actividades usando procedimientos estructurados.
• Los formularios; la documentación correcta y necesaria para hacer un trabajo de mantenimiento y para identificar lo que se necesitaba para llevar a cabo ese trabajo particular.
• La frecuencia de todo el trabajo requerido, sea de rutina, sea de emergencia, o sea trabajo de mantenimiento preventivo.

Los procedimientos, una vez adoptados, están constantemente bajo la revisión y la evaluación, y se actualizan según cuando se necesitan. Los ajustes se hacen continuamente para tratar la instalación de los equipos nuevos, y para tratar la gran demanda de mantener todo el equipo en forma y usarlo a su máxima duración. El Director de Operaciones establece las medidas de control y equilibrio que tendrán en cuenta la efectividad de los sistemas de mantenimiento y las actividades ya puestos. Se consideran los códigos locales, los estándares del control de calidad, los contratos de negociaciones colectivas del Authority, y las descripciones de los trabajos del personal al establecer todas las políticas y los procedimientos. El personal de bienes raíces, es decir los jefes de desarrollos y los especialistas de arrendamiento, se encarga de verificar, consistentemente, que el personal de mantenimiento de campo esté siguiendo los estándares y políticas mientras completen el trabajo. El Director/Especialista debe de escoger, selectivamente, un número predeterminado de peticiones correspondiendo a los trabajos ya cumplidos, y verificar, en persona, que todo el trabajo reportado como “hecho y cumplido,” fue hecho a la satisfacción del arrendatario. El director busca a verificar que el personal de campo haya completado el trabajo pedido en una manera limpia y profesional; que todas las áreas de trabajo hayan sido limpiadas y que los materiales apuntados sobre la orden de trabajo hayan sido usados de verdad e instalados correctamente. La limpieza de nieve siempre se hace en cada propiedad y el Departamento de Operaciones documenta el trabajo hecho en cada uno de las emergencias de nieve/hielo.

La Cobertura del Trabajo de Mantenimiento al nivel de la Propiedad

El mantenimiento está disponible para todos los arrendatarios, las 24 horas al día, los 7 días de la semana, y los 365 días del año.

Contáctenos

El número de teléfono de las oficinas de mantenimiento para todas las propiedades, a cualquier hora es, (518) 447-0047

Las horas de oficina normales para las propiedades son de lunes a viernes, desde las 8 de la mañana hasta las 4:30 de la tarde.

Para las llamadas que no pertenecen a las horas de oficina, el Departamento de Operaciones ofrece la supervisión de guardia y el personal de mantenimiento de guardia. Ellos responderán a cualquiera situación de emergencia. Sin embargo, no están disponibles para contestar las llamadas para el servicio de rutina. Recuerde que son solamente para EMERGENCIAS; es importante. Llamadas rutinarias para el mantenimiento debían ser hechas durante las horas de oficina.

Para hablar con alguien en el Edificio Administrativo, favor de contactar:

Vicky Adriance
Oficinista Superior
Albany Housing Authority
200 South Pearl Street
Albany, NY 12202
Teléfono: (518) 641-7503
Fax: (518) 641-641-7546